Procedury dotyczące bezpieczeństwa dokumentów mają za zadanie chronić dokumentację przed zniszczeniem oraz zapobiegać ujawnieniu informacji. Jakie normy powinny zostać zachowane? O czym powinni wiedzieć przedsiębiorcy wytwarzający dokumenty zawierające informacje wrażliwe i poufne? Sprawdźmy, jak prawidłowo postępować z dokumentacją firmową.
Bezpieczne przechowywanie dokumentów
Przechowywana dokumentacja powinna mieć zapewnione odpowiednie warunki. Co to oznacza w praktyce? Powierzchnia przeznaczona do magazynowania musi mieć odpowiednią temperaturę powietrza oraz wilgotność, ponieważ od tych parametrów zależy trwałość zgromadzonej dokumentacji. Przechowywanie dokumentów zgodne z normami bezpieczeństwa wymaga wdrożenia zaawansowanych zabezpieczeń. Mowa m.in. o instalacjach przeciwpożarowych oraz antywłamaniowych.
Dla bezpieczeństwa danych bardzo ważna jest kontrola dostępu. Dokumentacja nie może trafić w ręce osób nieupoważnionych, a wszyscy, którzy zyskują do niej dostęp, powinni zostać z wyprzedzeniem przeszkoleni, aby mieć pewność, że wiedzą, jakie standardy obowiązują w danej organizacji. Należy regularnie monitorować, kto korzysta ze zgromadzonych informacji. Zwróćmy uwagę, że dokumentacja zgromadzona w wersji papierowe wymaga nieco innych procedur, niż elektroniczne nośniki danych. Te drugie należy dodatkowo chronić przed cyberprzestępcami. Polityka bezpieczeństwa powinna być przejrzysta i zrozumiała dla wszystkich, którzy pracują ze zgromadzonymi aktami.
Przewóz archiwów do profesjonalnych pomieszczeń
Inwestycja w zaawansowane zabezpieczenia dla wielu przedsiębiorców okazuje się niemożliwa. W takiej sytuacji warto rozważyć transport archiwów do przystosowanego do tego celu miejsca. Jedną z firm oferujących taką usługę, jest Ekoakta https://www.ekoakta.pl/. To zaufany partner, który przygotował rozwiązanie dla organizacji, które nie mają możliwości, aby przechowywać dokumenty zgodnie z normami bezpieczeństwa. Przewieziona dokumentacja trafia do odpowiednio zabezpieczonego obiektu archiwizacyjnego, gdzie jest magazynowana przez wymagany okres, brakowana, a następnie profesjonalnie niszczona. W razie potrzeby zostanie także dostarczona do siedziby firmy.
Osuszanie dokumentów zgodne z procedurami
Wiele aktów musi być przechowywanych przez lata – 5, 10, a nawet 50. Nieobojętny jest im wpływ wilgoci, która z kolei prowadzi do rozwoju grzybów. Dlatego w przypadku pomieszczeń o podwyższonej wilgotności, a także długoterminowego przechowywania dokumentów, konieczne może okazać się osuszanie dokumentów. To zadanie również warto zlecić profesjonalistom, którzy dysponują rozwiniętą infrastrukturą https://www.ekoakta.pl/uslugi/osuszanie-dokumentow/. Zdarzają się także nieszczęśliwe wypadki, tj. pożar, czy przedostanie się wody. Osuszanie dokumentów po zalaniu wykonane przez specjalistów pozwala zupełnie odzyskać ich wysoką jakość! Kluczowy jest jest szybki przewóz archiwów w bezpieczne miejsce https://www.ekoakta.pl/uslugi/transport-archiwow/.
Przestrzeganie procedur przechowywania dokumentów zgodne z normami bezpieczeństwa jest istotne, ponieważ zaniedbania w tym zakresie wiążą się z dotkliwą odpowiedzialnością karną. Warto podjąć współpracę z profesjonalną firmą, która zadba o ochronę danych na każdym etapie!
