Prace nad organizacją konferencji rozpoczynają się już nawet na kilka miesięcy przed datą jej organizacji. To praca wymagająca dobrej organizacji, pracy pod presją czasu, a także często radzenia sobie ze stresem. Warto zatem organizując konferencję wiele rzeczy wcześniej zaplanować. Oto pięć najważniejszych.
Ustalenie budżetu konferencji
Od tego wszystko należy rozpocząć. Ustalenie budżetu da nam jasną informację na temat tego, na co możemy sobie rzeczywiście pozwolić. Główne elementy jakie powinny być ujęte w budżecie to koszt wynajmu sali konferencyjnej, druk materiałów konferencyjnych oraz materiałów promocyjnych oraz obsługa cateringowa .
Lista uczestników
Jeśli chodzi o uczestników konferencji to można działać tu dwutorowo. Wszystko zależy od tego czy organizujemy konferencję otwartą czy zamkniętą. Jeśli chodzi o konferencję otwartą to wystarczy określić maksymalną liczbę uczestników mogących wziąć w niej udział. Następnie wystarczy przyjmować zgłoszenia. Jeśli natomiast organizujemy konferencję zamkniętą, wówczas sami układamy listę zaproszonych uczestników. W tym przypadku niezwykle ważne jest zbieranie potwierdzeń uczestnictwa. Dzięki temu przed konferencją będziemy znali dokładną liczbę gości.
Data konferencji
Organizując takie wydarzenie jak konferencja należy bardzo dokładnie przemyśleć temat daty jej organizacji. Jeśli już wybierzemy wstępne terminy w pierwszej kolejności należy sprawdzić czy w tym samym czasie nie odbywają się także inne ważne wydarzenia. W ten sposób unikniemy sytuacji, w której konkurować będziemy musieli o tym samym uczestników z innymi organizatorami.
Lokalizacja konferencji
Jest równie ważna jest jej termin. Tu decyduje przede wszystkim logistyka. Przede wszystkim uczestnicy muszą mieć możliwość szybkiego i wygodnego dojazdu na miejsce konferencji. Dlatego najlepiej sprawdzą się w tym przypadku sale konferencyjne pod Warszawą.
Obiekt konferencyjny
Sama sala konferencyjna w dzisiejszych czasach to już za mało. Miejsce, które wybierzemy na organizację konferencji musi zapewniać także dodatkową obsługę. Mowa tu np. o obsłudze cateringowej. Dlatego najkorzystniej będzie wybierać takie obiekty, hotele, które posiadają już doświadczenie w organizacji konferencji.
Artykuł powstał we współpracy z Hotelem Lamberton pod Warszawą
